Voorwaarden huren zaal

Overeenkomst zaalhuur januari 2024

INVULINSTRUCTIE LEES DIT EERST GOED DOOR

1. Achter ‘volledige naam’ : de naam van uw organisatie
2. Achter ‘factuuradres’ het adres, met postcode en woonplaats waar de nota naar toe gaat
3. Achter ’telefoonnummer’ het telefoonnummer waaronder wij u kunnen bereiken
4. Achter ‘contactpersoon’ de naam van de persoon die er namens uw organisatie is
5. Achter ‘e-mailadres’ het emailadres waar wij uw organisatie kunnen bereiken
6. Wilt u ook de website van uw organisatie in
7. Achter datum de dag dat u een ruimte wilt huren
8. Geef aan welke ruimte[s] u wilt huren
9. Geef aan welke dagdelen
10. Geef aan hoe laat u aanwezig bent, in verband met het openen van de deur
11. Noteer zo duidelijk mogelijk welke extra’s u uit de lijst ook wilt gebruiken
12. Vul ook in wat voor activiteit u wilt organiseren in De Heuvel

Let op: Alleen volledig ingevulde formulieren kunnen behandeld worden.
Beantwoorden wij uw aanvraag/formulier met een akkoord en dan is uw reservering vastgelegd.

Let op: Wanneer u een zaal voor de avond reserveert moet de zaal en pantry om 21.00 uur leeg en opgeruimd te zijn.

Als u het formulier heeft ingevuld, stuur het dan naar: info@gebouwdeheuvel.nl

Praktische zaken:

• U krijgt de zaal bezemschoon en wordt geacht deze ook bezemschoon achter te laten.
• U kunt de zaal inrichten zoals u zelf wilt, maar moet deze na afloop in de basis opstelling terugbrengen.
• Er is voor alles self-service noodzakelijk, thee/koffie schenken, aansluitingen dient u zelf te regelen.
• Gegevens verhuurder
• Verhuurder is stichting Gebouw De Heuvel. De feitelijke contacten tussen verhuurder en huurder, en de totstandkoming van de verhuring vallen onder verantwoordelijkheid van stichting Gebouw De Heuvel, hierna te noemen: de verhuurder.
• Huurder is de interne of externe organisatie die van de verhuurder een zaalruimte huurt met eventuele extra faciliteiten, voor een eigen zelfstandige activiteit. De verhuurder beoordeelt of de aanvrager past bij het beleid van Gebouw De Heuvel.
• Voor het huren van een zaal kan de huurder zich wenden tot de beheerder van de zalen de heer Arie Borgdorff via het telefoonnummer 010-413 21 00 of via info@gebouwdeheuvel.nl. De beheerder is te allen tijde het eerste aanspraakpunt voor informatie en [aan]vragen.
• Totstandkoming van de zaalovereenkomst
• De zaalovereenkomst komt tot stand door een aanbod van de verhuurder en aanvaarding daarvan door de huurder, waarna de schriftelijke afspraken door beide partijen worden ondertekend.
• Huurprijzen en huurtijden
• De huurprijzen die op de zalenovereenkomst zijn aangegeven zijn per zaal en per dagdeel aangegeven. Over de huurprijzen wordt geen omzetbelasting geheven. Zaalverhuur vindt plaats per dagdeel, daaronder wordt verstaan ochtend van 10.00-14.00 uur, middag van 14.00-18.00 uur en avond van 18.00-21.00/22.00 uur. De huurprijs van de zaal/faciliteiten wordt door de verhuurder vastgesteld op basis van de tarieven van het kalenderjaar waarin de huurovereenkomst is gesloten.

Betaling

Betalingen voor zaalgebruik geschieden vooraf per bank. Betalingen dienen onverkort te geschieden binnen de afgesproken termijn zoals door de beheerder aangegeven. Als de betaling niet tijdig is ontvangen door de beheerder, kunt u geen toegang tot de zaal krijgen. Het rekeningnummer van verhuurder is NL31 TRIO 0320 1594 26.

Aanvullende faciliteiten en/of wijzigingen

Aanvulling en/of wijziging ten opzichte van de originele zaalhuurovereenkomst dient per mail [info@gebouwdeheuvel.nl] te worden doorgegeven. Als de aanvulling en/of wijziging is bevestigd door de beheerder maakt dit deel uit van de zaalhuurovereenkomst.

Annuleren

Annuleringen dienen twee weken voor de zaalhuurdatum te geschieden. Indien dit niet het geval is, wordt het totaal verschuldigde bedrag aan huurder in rekening gebracht. Bij een niet tijdige annulering van de zaalhuur heeft huurder geen recht op teruggave van het betaalde bedrag.

Aansprakelijkheid bij schade of diefstal

De verhuurder is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade aan of verlies van de in het gebouw aanwezige eigendommen van de huurder of de bezoekers van de activiteit. De huur- der dient de schade aan de zalen, meubilair, apparatuur en het gebouw die tijdens de periode dat zij/hij deze in gebruik heeft, en waarvoor zij/hij redelijkerwijs aansprakelijk gesteld kan worden, te vergoeden aan verhuurder.

Checklist en regels voor huurder bij het gebruik van een zaal van Gebouw de Heuvel

O zaalhuurovereenkomst invullen op de website van www.gebouwdeheuvel.nl;
O zaalkosten en eventuele faciliteiten vooraf betalen;
O gehuurde apparatuur testen;
O verbod om te schuiven met tafels en stoelen om schade aan de vloer te voorkomen;
O als de huurder posters/versieringen en dergelijke wil ophangen alleen na overleg met de beheerder. gebruik van plakband/tap[e is niet toegestaan
O bij gebruik van warmhoudplaten dient de huurder dit vooraf met de beheerder te overleggen 0 het is verboden om kaarsen, waxinelichten en of wierook in de zaal aan te steken

O het is verboden om te frituren of te koken in de zalen of pantry;
O het is verboden om glitters te gebruiken in de zalen of pantry;
O bij het gebruik van veel apparatuur dient de huurder deze apparaten te verdelen over verschillende contactdozen om stroomuitval te voorkomen. Overleg hierover met de beheerder

Als de huurder bij binnenkomst opmerkelijke dingen tegenkomt in de zaal zoals:

vieze tafels/stoelen/vloer, volle prullenbakken, lekkages en dergelijke, dan dient de huurder dit onmiddellijk bij de beheerder te melden. De beheerder zorgt er dan voor dat het probleem zo snel mogelijk verholpen wordt. Mocht het probleem niet meteen op te lossen zijn, zoals lekkage/stroomuitval/rioollucht/defecte verwarming dan meldt de beheerder dit ook meteen aan de huurder, zodat zij/hij hiervan op de hoogte is en wordt er naar een eventuele oplossing gekeken. Als er geen passende oplossing kan worden gevonden, kan verhuurder niet verder aansprakelijk gesteld kan worden dan de afgesproken huursom.

Checklist en Regels voor de huurder tijdens het gebruik van een zaal
O nooduitgangen ten allen tijde vrijlaten;
O er is geen BHV-er aanwezig,de gebruiker dient zelf zorg te dragen voor deze voorziening;

O er geldt een rookverbod in geheel gebouw de Heuvel en de zalen;
O koffie-en thee apparaten meteen na gebruik uitschakelen en stekkers uit de wandcontactdoos halen.
O huurder dient de buitendeur gesloten,dan wel bewaakt te laten ,om insluiping/diefstal tegen te gaan
O het is verboden in het gebouw fietsen,bromfietsen en dergelijke te plaatsen;
O huurder is verantwoordelijk voor eventueel lastgevend gedrag binnen en rondom Gebouw de Heuvel van zijn/haar bezoekers.

Checklist en Regels voor de huurder na het gebruik van een zaal

O alle apparaten,ook kachels,uitschakelen,beamer inpakken en verlengsnoer oprollen;
O tafels en keukenblad afnemen met een vochtige doek;
O tafels en stoelen terugplaatsen in standaardopstelling;stoelen gestapeld langs de wand.

O gebruikt servies/thermoskannen afwassen,afdrogen en terugplaatsen,koelkasten leegruimen; of servies in de vaatwasmachine plaatsen en zo nodig deze aanzetten;
O prullenbakken legenen vuilniszakken in de zwarte container bij de GROTE ZAAL deponeren;

O zaalvloer vegen op de vervuilde plekken,dweilen op de plekken waar er gemorst is;
O toiletten controleren en doorspoelen;
O huurder dient zich af te melden bij de beheerder,voor en na controle.

Als er naar het oordeel van de beheerder door huurder niet aan de bovenstaande regels is gehouden, volgt een boete voor de huurder

Grotekerkplein 5 | 3011 GC Rotterdam | telefoon 010-4132100 | info@gebouwdeheuvel.nl KvK 41126916 | IBAN: NL31 TRIO 0320 1594 26